Bir ERP ihtiyaç listesinin oluşturulması, bir ERP sistemini uygulamaya koyma yolundaki en önemli adımlardan biridir. Bu adım, başarılı tedarikçi seçimi ve uygun çözümün uygulanması için temel oluşturur. Bu nedenle sorumlular, pratikte ihtiyaç listesinin yapısının nasıl olduğunu kendilerine düzenli olarak sorarlar.
Bir yandan maliyetleri minimumda tutmak, diğer yandan da tüm önemli faktörleri hesaba katan bir ayrıntı düzeyi seçmek önemlidir. Bu kılavuz, ideal bir ERP ihtiyaç listesinin nasıl olduğunu gösterecektir.
ERP İhtiyaç Listesi: Temel Hususlar
Bir ihtiyaç listesi hazırlanması, yapılandırılmış bir yaklaşım gerektirir. İlk olarak, bazı temel soruları açıklığa kavuşturun:
Şirketin bir ERP sistemine neden ihtiyacı var?
Sistemin devreye alınmasıyla hangi kurumsal hedeflere ulaşılmalıdır?
Hangi süreçleri optimize etmek istiyorsunuz?
Bu faktörlerin derinlemesine tartışılması, başarılı bir sistem uygulamasının temelidir. Daha sonraki ihtiyaçlar tutarlı bir şekilde bu hedeflere yönelik olmalı ve kurumsal strateji asla göz ardı edilmemelidir. Özellikle dijitalleşme ve Endüstri 4.0 bağlamında, şirketin gelecekteki yönünün nasıl olması gerektiğine dair değerlendirmeler yapılmalıdır. İhtiyaç listesinde, nihai olarak yeni ERP sisteminin hedeflerinizi, stratejinizi ve süreçlerinizi desteklemeye somut olarak nasıl katkıda bulunduğunu ifade edersiniz.
ERP İhtiyaç Listesi Birden Çok Kez Kullanılır
Bir ihtiyaç listesinin yalnızca ERP sağlayıcılarını değerlendirmek amacıyla yazılmadığını unutmayın. Daha sonra işlevsel bir ERP ihtiyaç listesine dönüştürülecek ve seçilen ERP sağlayıcısı ile yapılan sözleşmenin bir parçası olacaktır. Ayrıca uygulama sürecinde test ve kabul için de zemin sağlayacaktır. Bu nedenle ihtiyaç listesinin hem ERP sağlayıcıları hem de kendi şirketinizdeki kendi kullanıcılarınız için anlaşılabilir bir şekilde yazılması gerekir.
Bir ERP sistemi süreçlerinize uyum sağlayabilmelidir.
Süreçlerinizi Önceliklendirin
Bir ihtiyaç listesi oluştururken, kendinizi gerekli işlevleri açıklamakla sınırlamamalısınız. Bunun yerine, gerekli iş süreçlerini açıkça tanımlamaya ve açıklamaya odaklanın. Eksiksiz veya güncel süreç açıklamaları mevcut değilse, bunların oluşturulması gerekir. Bu bağlamda, optimum hedef süreçlerin tanımını planlayarak bilinen güvenlik açıklarını düzeltmek mantıklıdır. Optimum süreçler tanımlandıktan sonra, ikinci adımda gerekli özellikler belirlenebilir. Tabii ki, pratik kural her zaman geçerlidir: Bir ERP sistemi, süreçlerinize uyum sağlayabilmelidir.
ERP ihtiyaçlarınızı belirlerken iş süreçlerinizi tanımlayın, iyileştirin ve düzeltin.
Uzman Departmanları Dahil Edin
Süreçlerinizi ve stratejinizi değerlendirdikten sonra, şirketteki diğer departmanları dahil etmenin zamanı geldi. Ne de olsa geleceğin ERP çözümü ile en çok çalışacak olan kullanıcılar bunlardır. Üretim, muhasebe, satış, servis, depo ve envanter dahil olmak üzere departmanların her birine özgü ihtiyaçları tartışmak için çalışmalar yapmak mantıklıdır. Burada, aşırı uzun istek listelerinin ortaya çıkmaması için sadece gerekli ihtiyaçları belirlemelisiniz.
Tüm alanların girdilerini topladıktan sonra, genel bir değerlendirme yapılmalıdır. Amaç, bireysel departmanları optimize etmek değil, tüm organizasyonu uyumlu hale getirmektir.
ERP İhtiyaç Listesi Doğru Ayrıntı Düzeyinde Olmalıdır
Amaç, bireysel departmanları optimize etmek değil, tüm organizasyonu uyumlu hale getirmektir.
Stratejik ve departmana özgü hedefleri tanımladıktan sonra, özel işlevsel ihtiyaçları oluşturabilirsiniz. Spesifikasyon sayfasını oluşturmaya başlamak için hazırsınız. Bu önemsiz bir görev olmasa da, işin püf noktası uygun bir bilgi derinliği seçmektir.
Çok yüzeysel bir ihtiyaç listesi, çok sayıda soruya ve yanlış anlaşılmaya yol açar. Maksimum ayrıntıya sahip bir ihtiyaç listesi ERP sağlayıcıları tarafından neredeyse hiç ele alınamaz ve fayda ile orantılı olmayan bir iş yüküne yol açar. Bu iki özellik arasında bir denge sağlamak için aşağıdaki pratik kurallar yararlıdır:
Süreçleri ve ERP ihtiyaçlarını, dışarıdakilerin anlaması için tanımlayın.
Gereksiz ayrıntılarda kendinizi kaybetmeyin.
Gerçekçi olmayan özelliklerden kaçının.
Tüm ERP sistemlerinde olan standart özelliklere (örneğin, satın alma siparişi bazında fatura doğrulaması) odaklanmayın.
Çözümü Siz Belirtmeyin
ERP ihtiyaç listesi için bir diğer önemli kural, ihtiyaçlarınızı açıklamaktır, ancak bunların uygulanmasını değil. Başka bir deyişle: İhtiyaçlar her zaman çözümden bağımsız olmalıdır.
Bu en iyi şekilde bir örnekle açıklanabilir. Diyelim ki üretime başlamak için bir özelliğe ihtiyacınız var. "Sol üstte bir üretim emrinin verilebileceği kırmızı bir düğme olmalı" gibi belirli bir şey yazmak akıllıca değildir, bu nedenle istenen düğmeyi gerçekleştiremeyen tüm ERP sağlayıcılarını kesinlikle hariç tutmuş olursunuz. Bunun yerine "Üretimi başlatmak için bir fonksiyona ihtiyaç var" demeniz daha doğru olacaktır.
ERP İhtiyaç Listesi: En Uygun Yapı
Elbette, bir ihtiyaç listesi oluşturduğunuzda, gereksinimlerinizi bir yapı olmadan basitçe bir araya getiremezsiniz. Şuna benzeyen temiz bir taslak oluşturmak en iyisidir:
Şirket açıklaması
Ürünler, hizmetler ve pazar ortamı
Güçlü yönler ve benzersiz satış noktaları
Mevcut BT ortamı (kullanıcı sayısı dahil)
İşlevsel ERP gereksinimlerinin süreç odaklı açıklaması (raporlama işlevleri ve arayüzler dahil)
Planlama
Kişiler
Böylece, yazılım tedarikçilerinin gereksinimlerinizi doğru bir şekilde yorumlamasını sağlarsınız.
Sonuç: ERP İhtiyaç Listesi, ERP Seçiminin Kritik Bir Parçasıdır
ERP ihtiyaç listesi, uygun bir ERP sağlayıcısının seçimini destekler ve başarılı bir ERP uygulama süreci için temel oluşturur. İhtiyaç listesini oluştururken, üst düzey kurumsal hedefleri ve stratejileri göz önünde bulundurmanız önemlidir. Ayrıca ERP sistemini en çok kullanacak olan uzmanlaşmış departmanlarla yakın iş birliği gereklidir. İdeal olarak, ihtiyaç listesini süreç odaklı, yapılandırılmış, çözümden bağımsız bir şekilde ve uygun ayrıntı düzeyiyle oluşturmalısınız.
Comments